Qu’est-ce que la dématérialisation?
Ensuite, si vous le permettez, le terme « dématérialisation » ne me semble pas approprié. Littéralement, il consisterait à ne plus avoir de support physique. Or les supports physiques, le papier par exemple, sont transformés en supports numériques, stockés sur des serveurs, des baies de disques durs. Supports qui, de fait, sont bien matériels, ils existent physiquement. Les termes « numérisation » ou « numérique » sont donc à préférer.
Pour répondre à votre question, la numérisation, consiste donc à transformer un document, une archive, d’un support dit « matériel » ou « physique », le papier, un film 8mm, une bande magnétique, une photographie argentique, vers un support numérique ou logique, et cela sous la forme d’un fichier qu’il conviendra d’archiver et de valoriser.
Comment mettre en place cette solution de stockage de fichiers ?
Là encore, il ne s’agit pas de stockage, on archive et on valorise le document, on parlera donc bien d’archivage. Les termes reconnus sont SAE, Système d’Archivage Electronique. Il y a des normes, ISO et AFNOR, qui dessinent les bonnes règles à appliquer. Et il y a aussi des professionnels de l’archivage qui peuvent conseiller et assister la mise en place d’un SAE. Cela passe nécessairement par l’écoute des besoins, en impliquant tous les acteurs, de la direction, aux employés. Il faut qu’il y ait compréhension et adhésion au SAE, de tous. Cela passe aussi par un accompagnement, l’étude et le conseil, jusqu’à la formation, et l’assistance. Les habitudes ont la vie dure, il faut accompagner le changement.
Que dit la législation ?
Elle est en constante évolution, s’adapte aux avancées technologiques. Le document nativement numérique est aujourd’hui admis comme preuve, au mettre titre qu’un original papier, à condition de pouvoir identifier l’auteur, et que son intégrité soit garantie. Cela passe par des solutions de coffre-fort numérique, avec horodatage, certificat et signature électronique.
Dans le contexte polynésien quelques textes manquent, notamment ceux permettant de reconnaître les autorités de certification indispensables, locales ou métropolitaines. Le pays doit continuer les efforts débutés en 2010 avec les états généraux du numérique, les principaux acteurs de la place étant en forte demande.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Aujourd’hui avec l’avènement d’internet et des technologies associées, y compris mobiles, il est devenu très simple de stocker, d’archiver et de consulter, photos, musiques, vidéos et autres documents. Mais avez-vous la garantie qu’un document sensible, un acte, une facture, un bulletin de salaire, que vous déposez aujourd’hui ne sera pas falsifié demain ? C’est là qu’interviennent les coffres-forts numériques (CFN), sécurisés et réputés inviolables, et permettant de restituer sans altération ce qui y a été déposé.
Un SAE et un CFN relèvent donc de deux visions distinctes. Le premier s’inscrit dans l’optique de la pérennisation des documents dans le cadre d’un cycle de vie défini, alors que le second fonde sa raison d’être sur le secret et l’hyper-sécurisation de son contenu.
Quels sont les enjeux ?
Il faut pouvoir :
– authentifier l’auteur du document,
– garantir l’intégrité de l’information, aucune altération, destruction ou falsification,
– gérer la pérennité de l’archive en veillant à l’obsolescence des supports, des systèmes d’informations,
– assurer la sécurité des accès et la disponibilité de l’information,
– et tracer l’activité, qui fait quoi et quand ?
Et cela a nécessairement des impacts :
– organisationnel, changement des habitudes et des méthodes de travail,
– fonctionnel, l’information est disponible rapidement et en masse,
– juridique, archivage de droit opposable, autorité de certification,
– technique, systèmes complexes, veille technologique.
Est-ce que la dématérialisation signifie la fin du papier ?
Paradoxalement non, la numérisation et la conservation numérique vont permettre d’améliorer les flux, la productivité, la disponibilité et la diffusion de l’information. Pour autant, les imprimantes et photocopieurs ne vont pas disparaître de nos bureaux.
Il y a raisonnablement des démarches de sensibilisation à entreprendre pour atteindre des objectifs de développement durable. Le zéro papier est un mythe technologique.